Warum ist Resturlaub-Management wichtig?
In Deutschland müssen Arbeitgeber aktiv darauf hinweisen, wenn Urlaubstage zu verfallen drohen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden: Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig und transparent auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.
SL-UP automatisiert diesen Prozess vollständig – vom Tracking über die Erinnerung bis zur Dokumentation.
Die Kernfunktionen
Verfallsdatum
Konfigurierbares Stichtag für den Resturlaub-Verfall – standardmäßig 31.03. des Folgejahres.
Vorlaufzeit
Einstellbare Vorlaufzeit für Erinnerungen (z. B. 30, 60 oder 90 Tage vor Verfall).
E-Mail-Erinnerung
Automatische E-Mail an Mitarbeiter und Vorgesetzte, wenn Resturlaub zu verfallen droht.
Dashboard-Warnung
Gelbes Warn-Banner auf dem Dashboard: „Sie haben X Resturlaubstage, die am [Datum] verfallen.“
So funktioniert der Resturlaub-Verfall
Verfallsdatum konfigurieren
In den Instanz-Einstellungen legen Admins das Verfallsdatum fest. Standard ist der 31. März des Folgejahres (gesetzliche Übertragungsfrist). Alternativ kann ein beliebiges Datum gewählt werden.
Vorlaufzeit einstellen
Die Vorlaufzeit bestimmt, wie viele Tage vor dem Verfall die Erinnerungen starten. Empfohlen: 90 Tage, damit Mitarbeiter noch planen können.
Automatische Erinnerung
Sobald die Vorlaufzeit erreicht ist, erhalten betroffene Mitarbeiter eine E-Mail. Gleichzeitig erscheint ein Warn-Banner auf dem Dashboard.
Manager-Benachrichtigung
Vorgesetzte erhalten eine Übersicht aller Teammitglieder mit drohendem Resturlaub-Verfall – ideal für proaktive Gespräche.
Verfall und Dokumentation
Nach dem Stichtag werden verfallene Tage im Urlaubskonto markiert. Die Erinnerungen und der Verfall werden im Audit-Log dokumentiert – wichtig für den rechtlichen Nachweis.
Urlaubskonto im Detail
Das Urlaubskonto zeigt für jeden Mitarbeiter:
- Jahresanspruch: Konfiguriert pro Benutzer (Standard: 30 Tage)
- Genommen: Bereits genehmigte und verbrauchte Urlaubstage
- Geplant: Genehmigte, aber noch in der Zukunft liegende Tage
- Resturlaub Vorjahr: Übertragene Tage mit Verfallsdatum
- Verfügbar: Noch buchbare Tage (berechnet)
Rechtlicher Hinweis
Das BAG hat in mehreren Urteilen (z. B. 9 AZR 541/15) klargestellt: Resturlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen. Die automatischen Erinnerungen von SL-UP helfen, diese Mitwirkungspflicht nachweisbar zu erfüllen.
Reporting
Im Reporting-Modul stehen Resturlaub-Auswertungen zur Verfügung:
- Resturlaub pro Mitarbeiter und Abteilung
- Verfallene Tage im Jahresvergleich
- Erinnerungshistorie (wann wurde wer informiert)
- CSV-Export für die Lohnbuchhaltung